琉大図サ 第28号
                                     平成11年9月6日
各国立大学附属図書館長 殿
慶応義塾大学三田メディアセンター所長 殿
早稲田大学附属図書館長 殿
別紙1掲載者 各位

                         九州地区国立大学附属図書館
                         電子化推進連絡会議
                         レファレンス事例データベース検討WG
                         主査館館長 石 川 友 紀


大学共同構築版レファレンス事例DB(プロトタイプ版)のモニターについて(依頼)

 

  時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

  さて、平成11年4月9日付(琉大図サ第2号)で大学(図書館)共同構築版レファレンス事例 データベース(プロトタイプ版)用のレファレンス事例データの提供をご依頼しましたところ、多数(36大学中34大学)ご協力いただき、誠に有り難うございます。

  以来、事例データベース検討WGにおいて事例データベース(プロトタイプ版)の構築を行ってきましたが、ほぼ90%ほどできあがりました。そこで、事例を提供してくださった大学図書館の関係者の方々にモニターしていただき、寄せられたご意見を参考にシステムの改善を行うとともに、あわせて日本の大学図書館におけるレファレンスサービスの改善に関心をもっておられる管理職(若干名)の方々にもモニターしていただき、本番稼働にもっていくためにはどのような措置をとればよいかお知恵を拝借したいと考えております。

  つきましては、以下の要領でモニター及びご意見をご依頼したいと存じますのでご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
  なお、本WGグループのこれまでの活動状況の詳細につきましては、WG用に開設しましたホームページ(URL http://www.geocities.co.jp/Berkeley/1930/refindx.html)をご覧になっていただければ幸いです。


1.モニター依頼先   (1)事例の提供依頼を行った36大学の附属図書館(B規
               模以上の国立大学31校、東京工業大学、一橋大学、
               東京学芸大学、慶應義塾大学、早稲田大学)
               (2)レファレンスサービスに関心をお持ちの管理職若干名
               別紙1参照
2.モニター内容    別紙2〜4参照
3.モニター依頼期間 平成11年9月13日(月)〜9月30日(木
4.モニター意見提出 2回にわけて意見提出(9月21日に最終のWG会議開催
              のため

               ・第1回目(平成11年9月20日までに
              ・第2回目(平成11年9月30日までに)
5.意見提出方法    (1)WG用ホームページ上のモニター・システムを利用し
               ての意見提出
               (2)WG主査館(琉球大学附属図書館)へ電子メールか文
               書で意見提出
6.問合せ先       琉球大学附属図書館情報サービス課電子情報係
               ・担当者 上原恵美(電話098-895-8167/
                euehara@lib.u-ryukyu.ac.jp)
               または、情報サービス課長・松下彰良
               (matsu@lib.u-ryukyu.ac.jp/電話098-895-8165)

 

    別紙1

モニターをお願いする管理職の方々


氏名

所属(役職)

備 考

1.大学図書館の管理職   



 

熊谷俊夫
 

京都大学附属図書館
(事務部長)

レファレンス事例データベースWG立ち上げ時の九州地区国立大学図書館協議会事務局長

石倉賢一
 

千葉大学附属図書館
(事務部長)

東京大学総合図書館在職中(昭和58年4月〜61年3月)に参考調査掛長

門田泰典

 

新潟大学附属図書館
(事務部長)
 

東京工業大学附属図書館情報サービス課長の時に「(平成4〜6年度)東京地区協議会レファレンス業務支援システム検討会」主査館の事務を担当

早瀬均
 

東北大学附属図書館
(情報サービス課長)

筑波大学在職時、昭和56年4月〜62年3月:情報検索係長、昭和62年4月〜平成元年12月まで参考係長

栗山正光

 

筑波大学附属図書館
(情報システム課補佐)
 

筑波大学にて、平成6年4月〜10年3月まで参考係長(ただし、平成7年8月〜8年7月までは米国の大学図書館にて在外研修)

布施勇
 

学術情報センター事業部(データベース課長)

東京大学大型計算機センターにて長年在職
 

2.大学図書館の管理職以外   


 

伊藤公紘
 

(財)コンピュータ教育開発センター(常務理事)

初代学術情報センター管理部長、前東北大学事務局長
 

雨森弘行

 

名古屋女子大学事務部
(事務部長)
 

前東京大学図書館事務部長、元学術情報センター事業部長
 

 

       別紙2

事例DB(プロトタイプ版)のモニターについて

1.モニター対象の事例DBのURL及び、(システムに入っていくための)UID、パスワード等

1)利用者用  http://web.lib.kumamoto-u.ac.jp/ref/ref_use/
 /ref_useの "_" は、半角入力モードにしたうえで、Shiftキーを押しながら右側のShiftキーの左横のキーを同時にタイプすれば入力できます。
 なお、業務用システム同様、レファレンス事例データベースWG用に開設したホームページからもリンクがはってあります。
  (http://www.geocities.co.jp/Berkeley/1930/refindx.html

2)業務用   http://web.lib.kumamoto-u.ac.jp/ref/ref_lib/
 各業務用画面の一番上に「データベース選択」というのがありますが、今回は「レファレンス・ツール・データベース」はモニターの対象外となっていますのでご承知おきください。
 モニター期間中は、検索系はパスワードなしで入っていけるようにしてありますが、図書館業務用システムの登録・更新画面に入っていくためには、UIDは"ref"を、passwordは "*******"(=各大学図書館のレファレンス担当者にお知らせしてあります。)を入力してください。
 なお、ブラウザは、Microsoft Internet Explorer v.4.0以上Netscape Communicator v.4.06以上をお使いください。

2.事例データベース・システムの構成及び特徴

1)システムの構成
  利用者用システムと図書館業務用システムからなっています。
  利用者用システムでは質問登録、事例検索が、業務用システムでは、事例登録・更新・検索ができます。

2)本システムの特徴
  今回開発したレファレンス事例DBシステム(プロトタイプ版)は、当面、九州地区の国立大学図書館で共同構築及びメンテナンスを行っていくことを念頭に開発したWebベースのアプリケーション・システムであり、データベース検索エンジンには Open Text5(カナダ Open Text 社のHPを参照:http://www.opentext.com/)を採用しています。
  利用者用システムでは、利用者による参考質問の登録及び蓄積された事例データの検索ができます。業務用システムでは、事例データの登録・更新や、各図書館によって蓄積された事例データや利用者システムによって登録された質問の検索が可能です。そして必要に応じてレファレンス・ツールデータベースや各種インタネット情報源へのリンク機能を提供しています。
  データベース部分は柔軟性のある文書データベースの形態をとっており、検索エンジン以外のアプリケーションの大部分は、当WGの独自開発によるものです。
  検索機能に関しては十分でない部分もありますが、大学図書館が共同で事例データベースを蓄積していくことができる、実用的なシステムとなっていると考えています。

3.モニター依頼内容

 下記の3点についてご意見をお願いします。

 現場でレファレンスを行っている方々は、(1)を中心にご意見をお寄せください。(2)についても 現場の立場でご意見をお願いします。(3)は適宜お願いします。
 レファレンス・サービスの改善に関心をもっておられる管理職の方々(別紙1参照)には、(2)を中心にご意見をお寄せください。もちろん(1)及び(3)についてのご意見も歓迎します。

 (1)事例データベースのシステムで改善すべき点、蓄積する事例データのレベル及び内容等について
 (2)本事例データベースを全国レベルで本番稼働させるための戦略・戦術について
 (3)その他自由意見(例:電子化時代におけるレファレンス・サービスのあり方について/レファレンス業務支援システムとして、事例DB以外に必要なシステム及びツールについて/レファレンス・ライブラリアンの養成について、その他)

 現在WG用のホームページ上にモニター・システムを作成中ですが、モニター期間が始まるまでには完成する予定ですので、システムに関するご意見はモニター・システムを利用してお寄せください。もちろん、電子メールでのご意見も歓迎します。
 なお、依頼文書にもありますように、来る9月21日(火)にレファレンス事例データベース検討WGの最終会議(於:熊本大学図書館)が予定されていますので、とりあえずの意見(第一陣)を9月20日(月)までにモニター・システムを通じてあるいは電子メールでいただければ幸いです。

 ●モニターして頂きたい部分(詳細

1)システム関係
 動作がおかしいところがありましたら具体的にご指摘ください。
 システムで改善した方がよいところがありましたら具体的にご指摘・ご提案ください。
 追加した方がよい機能がありましたらご提案ください。
 レスポンスはどうでしょうか?

 前述しましたように、本システムの登録及び更新系の部分は、当面、九州地区の国立大学図書館で運用していく位の規模を想定して開発したものであることをお断りしておきます。

2)事例データ関係
 自館で提出した事例データの記述の不適切な部分のチェック

 ご提供頂いた事例データ内容について、他大学の事例(WGでは東北大学の事例を推奨)を参考にして、追加訂正すべきところがありましたら、メールでお知らせください。また、担当者でないとよくわからない(他大学の人が見てもよくわからない)ようなメモ的な書き方がしてあるところはあわせてご訂正ください。
 なお、提供いただいた事例データにつきましては、別紙3のような最低限の加工が加えてありますのでご了解ください。
  (自館の事例の集合をつくりたい場合は、業務用検索画面の「検索キー」のフィールドに「東北大学図書館」というように図書館名を完全形で入力して検索してください。)
 大学共同構築版の事例データベースに蓄積すべき事例について
 提供された事例を全体的にみていただき、大学個別版システムならばよいが、大学共同構築版の事例データベースに蓄積しても仕方がないと思われる事例がありましたらご指摘ください。(大学個別版システムにつきましては、WG用ホームページ経由で、佐賀大学図書館の事例データベースをご覧になってください。)
 追加すべきデータ項目がありましたらご提案ください。
 その他なんでもご意見お願いします。
 なお、モニター期間中に更新されたデータは、(メールにより正式に訂正依頼のあったもの以外は)モニター終了後もとにもどしますのでご承知置きください。

 ●特に管理職の方々にご意見を伺いたい事項

 (1)本データベースを全国レベルで稼働させるまでのステップ(戦略・戦術等)について
 たとえば、次のような展開が考えられます。他にどのようなステップをとったほうが良いとお考えでしょうか?
 平成11年11月開催の九州地区国立大学図書館電子化推進連絡会議で九州地区国立大学図書館15館での試行(あるいは本番)サービスを提案 → 非公式に七大学及び有力な私学(今回事例データを提供していただいた慶應と早稲田)に参加してもらうよう呼びかける → J神12年4月開催の九州地区国立大学図書館協議会総会で本データベースの全国レベルでの展開について議論、七大学に早期に参加してもらうことについて七大学国立大学図書館協議会で提案・説明を九州大学が行う → な神12年度国立大学図書館協議会総会における研究発表で本データベースの紹介を行い、国立100大学が参加することについて協議 → ァ

(2)本データベースのサーバをどこにおくか
 ・現在、本データベースのサーバは熊本大学図書館におかれています。参加館が九州地区の範囲内だけであれば、現行のままで良いだろうということになりますが、全国レベルのものになっていけば(あるいはしていくためには)、はたしてそれでよいかどうか議論する必要があります。どのように考えたらよいでしょうか?
 ・計算機やネットワーク等の資源の問題だけであれば、資源を強化していけば参加館が増えてもかなり大丈夫だと予想されますが、国立大学全体が参加というレベルになると、たとえば九州大学や東京大学(情報基盤センター)に移した方がよいかも知れません。
 ・さらに私立大学も含めたものにするには、学術情報センターの方が良い、ということになるかもしれません。

(3)事例データのメンテナンスをどうしていくか
 ・内容に関係ない(手を加えない)データベースのメンテナンスであればたいした問題はありませんが、レファレンス事例データベースのような、蓄積する事例データの質によってデータベースの有効性が大きく異なるようなものについては、個々の事例データの質レベルのメンテナンスが重要となります。
 ・大学図書館が共同で事例データベースを構築していくことの重要性を、また大学を超えた協力レファレンスの重要性を全国の大学図書館等のレファレンス担当者や管理職が認識するようにならなければ、ただ件数だけが多い、有効性の乏しいデータベースとなってしまいます。他大学にも参考となる事例を多数蓄積していくためには、各大学で行われているレファレンス・サービスのあり方(事例の整理・蓄積を行っている大学はほとんどなし)を改善していく必要があります。それではどのような具体的な措置をとっていけばよいとお考えでしょうか?

(4)その他
 ・その他、このデータベースを改良を加えた上で全国レベルのものにしていくにはどのような措置をとればよいか、何でもご意見をお寄せください。
 (本データベースの場合は、質が問題ですが、やはり量も問題です。そこで早い時期に全国レベルのものにしていかないとせっかくの良い芽がつぶれてしまう可能性があります。)

4.補足説明

 1)登録してある事例は約200例ですので、キーワードを入力してもなかなか「ひっかからない」ということが多いと思われます。その際は、業務用検索画面で一覧表示機能(NDC百区分表をつかった主題別一覧表示)を使われて、ブラウジングされることをお薦めします。
 2)関連する事例データへリンクさせるために、関連事例レコード・フィールドを設けてあります。
 3)レファレンス・ツール・データベースは今回のモニター対象外です。

 

      別紙3
提供して頂いた事例について

 提供していただいた事例データ(約200例)は最小限の加工が加えてありますのでご了承ください。
 手を加えたところは以下のとおりです。

1)誤字・脱字の訂正
2)大文字・小文字の使い分けで不適切と思われるもの
3)全角・半角の使い分けで不適切と思われるもの
4)検索のことを考えて、省力形になっているレファレンスツール名等は完全形に修正
5)必須項目(SUBJフィールド等)に記述がない場合は追加
6)必須項目(SUBJ、AREA等)の記述が明らかに間違っている場合は訂正
 たとえば、SUBJにはNDCの百区分を入力することになっていますが、それ以外の言葉が使われているような場合
7)レファレンス・ツール
 PROCESS(調査過程)フィールドには、調査しても何の情報や手がかりを得られなかったツール名も書いておくことは必要ですが、TOOLフィールドには、そのようなツール名を書いきには逆効果と考え、削除
8)主として検索を考え、備考(MEMO)欄に必要な情報を追加
9)その他

 

       別紙4

レファレンス事例データベース・システム−プロトタイプ版−の利用方法について


 レファレンス事例データベース−プロトタイプ版−の使い方について、以下簡単にご説明します。
 ご不明の点がありましたら、どのようなことでもかまいませんので、WG主査館の事務担当者までお問い合わせください。
 なお、システム上のオンライン・ヘルプを今後充実していく予定です。

1.業務用システム(レファレンス事例データベース)

1)業務用登録画面

a.処理情報
・データベース選択
 レファレンス・ツール・データベースの方は、今回のモニターの対象外です。
・公開可否  処理済みのもので公開してもよいものは、「公開」を選択してください。

b.事例情報
 主題区分等、いづれの区分も「複数」選択できます!

・主題区分
 問い合わせの内容が主題に関係したものであり、回答にいたるまでに、「少しでも」主題知識を必要としたものは、NDC百区分のなかの「総記」以外の主題区分を選択してください。
 主題知識を「少しも」必要としなかった所蔵調査については、原則として、総記(000〜099)のなかの区分を選択してください。
・質問内容
 利用者の質問内容は、メモ的な書き方ではなく、他大学の人が見ても理解しやすいように、簡潔かつ詳細に記述してください。
・調査過程
 回答にいたるまでのステップを(1)・・・、(2)・・・、というように付番し、ステップ毎に改行して入力してください。
・利用者調査資料
 ここには、利用者が既に調査済のレファレンス・ツール名を入力してください。
・備考
 本データベースは柔軟性のある文書データベースを使用し、検索エンジンにはOpenText5 を使っています。文書データベースやオープン・テキストの検索エンジンは長所が多いですが、短所もあります。
 原則として、入力した検索語と少しでも異なる表記の場合は、検索できないことになります。ただし、大文字・小文字の違いは検索ではどちらでもひっかかるようにしてあります。そのため、検索の助けとなる用語(原綴り、別名等)を必要に応じ補記するようにお願いします。
・レファレンス・ツール
 使用したレファレンス・ツールの資料名は、省略形ではなく完全形で入力してください。(例:×雑索→○雑誌記事索引/×NC-CAT → ○NACSIS-CAT)
・情報源
 レファレンス・ツールのNCIDの場合は、そのID番号を入れ、情報源タイプとして「NC」を選択してください。インタネット上の情報源の場合は、WebサイトのURL等を入力し、情報源タイプとして「URL」を選択してください。なお、最初に入力した時には利用できたが、URL等の変更等で利用できなくなってしまったものは、DB更新機能を使い、「無効」にチェックを入れてください。
・関連事例レコード
 既に事例データベースに登録されている事例と関係する事例の場合は、関連事例の管理番号をここに入力してください。

2)業務用更新画面

 事例データの更新は、キーワード検索によって事例をしぼって行うやり方(もちろん管理番号を指定して1件だけに事例をしぼることも可能)及び、最新登録分(処理中、処理済)の事例に限定して更新を行う方法の2つの方法があります。

1)キーワード検索

a.(検索)基本条件
・検索キー入力
 検索語には、自然語をお使いください。検索語は複数入力できます。語と語の間は、半角のスペースを入れてください。
・近接条件指定
 検索語を複数入力した場合、それらの語が相互に50文字以内の範囲にあること、というような「近接条件」を指定することができます。デフォールト値(=標準)は、全体(=指定なし)になっています。
・検索範囲指定
 検索範囲を限定したい場合は、「質問内容」等、検索範囲を指定してください。デフォールト値は、「全体」となっています。

b.(検索)詳細条件
 たとえば、「非公開」に事例を限定できます。

2)一覧表示
 最新登録分(処理済)、最新登録分(処理中)の2つの方法で一覧表示可能です。

3)業務用検索画面
 キーワード(=自然語)を入力して検索する方法と、主題区分別などの一覧表示によって検索・表示を行う方法の、2つの方法があります。
 提供された事例(=蓄積されている事例)は、206件だけですので、自然語を検索語として入力してもなかなか事例がひっかからないと思われます。
 そこで、まずは主題区分別一覧で事例データをしらみつぶしにブラウジングされることをおすすめします。
 検索語の入力方法等は、「業務用登録画面」及び(2)「業務用更新画面」の説明を参照してください。

2.利用者用システム(利用者質問登録画面)

 キーワード検索、一覧表示、利用者質問登録の3つの機能があります。
 利用者が質問を登録するときには、氏名や連絡先の入力は必須ですが、事例データベースに蓄積するときはもちろん氏名等は入力されません。