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eメールの常識・非常識


 
 手紙には書き方から何から色々な「常識」と言われる決まりがあります。「そんな堅苦しいことを
意識せずに使えるのがeメールのいいところだ」。確かに正論です。でもどんなところにもマナーは
はあります。色々な事が出来るが故についつい非常識なことをしてしまいがちなのもeメールでは
よくあることです。ここではeメールを使う上でのマナー等を簡単に紹介します。

メール本文にいきなり用件を書く
 個人情報に名前を入れていれば送信者としてあなたの名前が相手にわかります。
 なので、友達等馴れ親しんだ人にはそれでもいいかも知れません。
 ですが、仕事のメールや初めてメールを出す人には本文冒頭に自己紹介を書きましょう。
 時節の挨拶とは言いませんが、○○の××です位は書いておいた方が相手の心象も良いということです。
 どのような手段であってもコミュニケーションは気持ち良くとりたいものです。

印刷したら何ページもの量になる長い文章を送る
 これはeメールに限ったことではありませんね。あまりに長過ぎると読む方も集中できませんし、
 用件の焦点もあいまいになってしまいます。
 まずは用件を明確にして、相手の確認を取ってから長いメールを送るようにしたほうが無難です。
 また、メールではレイアウト等の機能が乏しいので長い文章は見にくくなってしまいがちです。
 用件をメール本文にして、詳細はワープロソフトで作った書類を添付するというのも1つの手でしょう。

何十という宛先にメールを送る
 これは一概には言えませんが、送ること自体には何の問題もありません。それができるのがメールの
 メリットですから。問題は送る相手です。普通、メールを送信する時はToかCCで送りますね。
 そうすると受取人全員に他に送った相手のアドレスがわかってしまいます。
 宛先がクラブの仲間等の様な場合は問題ありませんが、見も知らずの人々同士の場合は、自分の
 アドレスが公開されるのを嫌がる人もいるでしょう。
 そのあたり、十分気を使うようにした方が良いでしょう。問題のある場合にはBCC等を使うように
 しましょう。

大きいサイズの添付ファイルを送る
 前項でも述べた様に、大きいサイズのファイルを添付するのは要注意です。
 相手が受信にかかる時間は、相手のインターネット環境により多少は異なりますが、やはりストレス
 なく受信できるサイズは200KB程度まででしょう。大きいファイルを送る場合は事前に相手に確認する
 様にしましょう。
 間違っても1MBを超えるような大サイズのファイルを突然送ったりしてはいけません。相手は
 何かもわからないメールを何十分もかけてダウンロードしなければならなくなり、その待ち時間の
 ストレスははかり知れません。

返信の際、全文の引用を付ける
 メールを返信する場合、前回のメールの内容を受けて返事を書くのに便利なのが引用です。
 部分引用をしてその返事を書く以外に、メール最後に前回の全文引用をする人も少なくありません。
 良いか悪いかというと、やはりそのケースによりますね。
 大事な用件の場合、メールのやり取りを保存しておいて後で参照することもあるでしょう。
 その時には、前回のメール引用が付いていると保存するメール数が半分で済んだりもします(自分が
 送信した分は保存しなくて良いので)。
 ある用件についてメールが何往復もしたとしましょう。その度に引用文はどんどん長くなり、
 いずれはメールの9割を引用文が占める、なんてこともあります。
 あまりに長くなってきたら重要でない部分を削るとか、1回前の分だけにする等の工夫をして
 使いこなすようにしましょう。
 いずれにしても、便利な機能も使うのはユーザーということです。

 

その他、「これはしても大丈夫?」とか「こんなことされたんだけど
おかしいよね!」等の質問がありましたらお助け掲示板の方へご投稿下さい。
メールの常識・非常識に関する投稿は後日このページへ転載していきたいと
思っています。どしどし書き込んで下さい。

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