品質管理システム規格
ISO9000s



「承認」のふたつの意味

邦訳されたISO9001を読んでいると、あちこちで「承認」という言葉が出てきます。

4.4.9 設計変更
「〜権限を与えられた者が実施前に
承認すること」

4.5.2 文書及びデータの
承認及び発行
「〜権限を与えられた者がその適切性について審査し、
承認すること」

4.5.3 文書及びデータの変更
「〜最初に確認及び承認を行った同一の機能・組織が確認し
承認すること」
「〜確認及び
承認の根拠となる裏付け情報〜」

4.6.3 購買データ
「〜その規定要求事項の適切性について確認し、
承認すること」

4.9 工程管理
「e)必要に応じて、工程及び設備の
承認

4.10.4 最終検査・試験
「〜関連データ及び文書を作成し、
承認するまでは〜」

4.15.3 保管
「このような区域での搬入、搬出を
承認するための適切な方法〜」

ところで、「承認」とはどういう意味でしょうか?
簡単に云ってしまえば「認める」と云うことですが、実はこの「認める」という行為は、二つの意味を持っています。

「私はあなたが提案(されたこと)を認めます」
と、上司から云われた時、みなさんならどう捉えますか?

1.「私の提案に上司が
同意(賛同)してくれた」
2.「私の提案を実施することを
許可してくれた」

おそらく、その場面場面に応じて、二つの意味を使い分けていると思います。

ISO9001の原文では、この二つの意味は明確に使い分けされているのです。

上に列記した「承認」のうち、4.4.9設計変更から4.9工程管理までで使われている「承認」の原文は「approve(approval)」で、これは1の「同意(賛同、賛成)」と云う意味です。
それに対し、4.10.4最終検査・試験と4.15.3保管の「承認」の原文は「authorize」、つまり、2の「許可」と云う意味を持ちます。

このふたつの意味の微妙な違いを正しく理解していないと、時として、見当違いのシステムになりかねません。

例えば良く誤解される一つに「文書の承認」があります。
「メクラ判」と云う言葉がありますね。
信頼する部下が作った文書を、上司が忙しいからと云って(内容をろくに読みもしないで)適当にハンコを押して「じゃぁ、これで発行しといて」ってヤツです。
この場合でも一般には”承認印”と呼ばれていますが、厳密に云うと、これは”許可印”つまり「発行しても良いよ」と云うハンコに過ぎません。内容を読んでいないわけですから、決して「同意(賛成)する」と云う意味にはならないのです。
しかしISO9001の文書管理で要求している「承認」はあくまでも「approve」であって、この「承認」行為には「文書の内容についての責任」が生じます。
万が一、その文書の内容に責任問題が発生した場合は、「承認=approve」した者にも「その内容自体について連帯責任がある」わけです。

一方、「許可=authorize」の場合は少々違います。

時々、こんな例があります。

Aさんが業務の改善についてある提案をします。
すると、その提案書を読んだ上司は「う〜ん、これでは少しコスト高になるんじゃないかな?別の方法も考えて見たらどうだ」と云って、Aさんの提案に難色を示します。
しかし、Aさんには勝算があって「確かに、最初の1ヶ月はコスト高になるかも知れませんが、2ヶ月目からは今の1/3のコストで出来るようになります。最初の1ヶ月についても、極力コストを押さえるように努力します」と引き下がりません。
上司は暫く考えた末に、こう云います。
「よし、わかった!君にそこまで自信があるならば、この案でやってみたまえ」

さて、この上司にはどこまで責任があるのでしょうか?
上司はこの提案には「賛同=approve」していません。
しかし、Aさんの自信と、Aさんへの信頼から、この案の実施について「許可=authorize」したのです。
もし、この提案の実行が会社に損害を与えたとします。
そうすると、この上司は「Aさんに許可した」ことの責任は問われますが「提案”そのもの”についての責任」はありません。なぜならば、この上司は「提案自体は承認(=approve)していない」からです。
従って、この場合上司は「Aさんに許可した」と云う、いわば「管理責任」”だけ”が問われることになるのです。
もし、上司が「提案についても同意(承認=approve)」していれば、「実務責任」”も”問われます。「おまえは管理者のクセに、こんな提案の問題点も気づかないのか!」と、経営者からお叱りを受けることになるでしょう(もっとも、そんな人間を管理者にした経営者にも、責任の一端はあるのでしょうが.....)

同じ「承認」と云う訳語でも、二つの意味があることをご理解頂けましたか?

さて、ここまで読み進んでこられた管理者の皆さん.....
あなたが今捺したハンコは、「approve(賛同)印」ですか?それとも「authorize(許可)印」ですか?


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