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第7章ワープロ実用編 Lesson 6  フォントサイズの変更

(2) 役員会開催のお知らせ

○この課の目的

 ビジネス文書の書式を理解する。

○この課の留意点

 大見出し、中見出し、小見出しの標準的なフォントサイズについても紹介する。

●この課の内容

○ビジネス文書の形式

 ビジネス文書は、その名のとおり、仕事上の連絡事項や、報告書、催事の案内などを簡潔にまとめたもので、社外へ向けた「社外ビジネス文書」と、社内に向けた「社内ビジネス文書」とに分かれます。

 社会人にとっては見慣れた文書ですが、学生や、企業にお勤めをしていない人にとっては、見慣れない文書でしょう。しかし、企業に勤務しないまでも、自治会や同窓会、障害者団体などの役員を務めると、会の連絡事項や、報告書、催事の案内などを作るのに、ビジネス文書に関する知識が求められます。ビジネス文書とはどのようなものなのかをしっかり学習しましょう。

○社外ビジネス文書の各部名称と役割

 一般的な社外ビジネス文書は、前付、前文、主文、末文、追加事項の順で構成されています。

 前付は、@文書番号、A発信日、B受信者名、C発信者名、D標題から構成されています。受信者名には、敬称を必ず付けます。

 前文には、まず、E起首を書きます。「拝啓」「前略」、または「謹啓」などの言葉を、起首といいます。次に、F時候の挨拶を書きます。

 主文は、「さて」などの言葉で始め、次にG本文を欠きます。ここが手紙の心臓部であり、相手に伝えたい用件を述べるわけです。

 末文には、別れの挨拶や相手に返信を求める言葉であるH結びの言葉を書きます。そして、最後にI結語を書きます。結語というのは、「敬具」「早々」などの言葉を言いますが、起首が「拝啓」のときは結語は「敬具」、あるいは「前略」とした場合は「早々」で終わるというように、組み合わせが決まっていますから、注意してください。

 追加事項は、「記」と「以上」で囲んで重要事項を箇条書きにしたJ別記、「なお」などの言葉で始め書き落としたことや後で思いついたことを書き添えるK副文、そしてL同封書類の表示があります。

ビジネス文書の形式まとめ

前付

@文書番号

A発信日

B受信者名

C発信者名

D標題

前文

E起首

F時候の挨拶

主文

G本文

末文

H結びの言葉

I結語

追加事項

J別記

K副文

L同封書類の表示

 ビジネス文書の入力練習として、練習問題6−2の文章を入力しましょう。

●練習問題6−2 役員会開催のお知らせ

これから読み上げる文章を入力してください。

「段落」と読み上げるところではエンターキーを押して行変えしてからスペースキーを押してマスあけをしてください。

すべての文章を入力し終わったら、「役員会開催のお知らせ」のファイル名で保存してください。

 では始めます。

関係各位  段落

七沢ライトホーム同窓会  段落

事務局担当  厚木太郎  段落

役員会開催のお知らせ  段落

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素七沢ライトホーム同窓会の運営につきましては、格別のご協力、ご助言をいただき厚くお礼申し上げます。  段落

 さて、下記要領により役員会を○月○日(土)開催致します。ご多忙中誠に恐縮ですが、万障お繰り合わせの上ご出席くださいますようお願い申し上げます。  段落

 まずは書中にてご挨拶かたがたご案内申し上げます。  段落

敬具  段落

記  段落

開催月日  ○月○日(土)10:00 〜 12:00  段落

開催場所  厚木市総合福祉センター  段落

開催内容  来年度事業計画案・予算案の作成  段落

以上  段落

 なお、本役員会は来年度事業計画案・予算案の作成が主な目的ですので、重ねてご出席くださいますようお願い申し上げます。何かご不明の点がございましたら、お手数でも厚木太郎までご連絡ください。電話番号は046−249−2403です。  段落

 文章を入力し終わったら、「○○役員会開催のお知らせ」のファイル名で保存してください。○○にはあなたの名前を入れてください。たとえば、あなたが厚木さんなら「厚木役員会開催のお知らせ」というファイル名を付けて保存してください。

 

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